POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COMERCIALIZADORA LA FLORIDA LTDA (en adelante “CLF”).

CLF es una sociedad comercial con domicilio en la ciudad de BOGOTÁ – COLOMBIA, ubicada en la Carrera 65 No. 13 – 70, Bogotá; legalmente constituida, identificada con NIT No. 800.153.374 – 8; la cual puede ser contactada a través del correo electrónico: info@claflorida.com; y/o al teléfono 57 (1) 262 6150.

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;

3.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, las finalidades y Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

3.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;

3.4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

3.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado;

3.6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos;

3.7. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines;

3.8. Titular: Persona natural y/o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;

3.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

3.11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CLF, actuando en calidad del Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, lleva a cabo los siguientes tipos de Tratamiento sobre sus Datos Personales. Las clases de Tratamiento que se enuncian a continuación son autorizadas por los Titulares de los Datos de manera previa, expresa e informada:

4.1. Recolectar y almacenar y verificar los datos personales sobre las personas (nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de contacto) con las cuales tiene o ha tenido relación, tales como: trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes y/o usuarios, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, sin que el tratamiento signifique limitación a los mencionados en el presente aparte;

4.2. Usar o circular los Datos Personales de los Titulares de la Información, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican la presente Política;

4.3. Transferir a terceros los Datos Personales para efectos de mercadeo y las otras finalidades necesarias para el desarrollo de sus servicios que se describen en el presente documento, así como transmitir los datos a terceros y/o contratistas de CLF para la adecuada prestación del servicio;

4.4. Efectuar verificación de datos de los Titulares de la Información para garantizar su idoneidad;

4.5. Efectuar cobros y compartir información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario;

4.6. Suprimir la información en caso de que la información no sea necesaria de acuerdo con la presente Política.

CLF recolectará y usará los Datos Personales y la información de los Titulares para las siguientes finalidades:

5.1. Para su almacenamiento en bases de datos de CLF;

5.2. Para establecer, mantener y retroalimentar la relación comercial;

5.3. Para procurar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo en CLF;

5.4. Para procurar la protección y ejercicio de sus derechos así como los de CLF y/o sus contratista en la medida que sea posible de acuerdo con el tratamiento realizado por CLF;

5.5. Para cumplir a cabalidad con los servicios contratados por los clientes y/o contratistas;

5.6. Para adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, consultas y reclamos presentadas por los Titulares y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes;

5.7. Para enviar información y ofertas comerciales de servicios de CLF, así como realizar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación, comercialización y/o demás propósitos comerciales de servicios que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer, siempre y cuando no contravengan la legislación vigente en Colombia;

5.8. Para la remisión de cualquier información de carácter financiero, comercial, crediticio o de servicios con fines estadísticos, de control, o supervisión que deban procesarse, reportarse, conservarse, consultarse, suministrarse o actualizarse ante las centrales de información o Bases de Datos debidamente constituidas para tal fin, que se estime conveniente, en los términos y durante el tiempo que los sistemas de Bases de Datos, las normas y las autoridades lo establezcan;

5.9. Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes mediante el envío de información relevante; toma de pedidos, atención a peticiones, quejas y reclamos; para la evaluación de la calidad del servicio al cliente; y la invitación a eventos organizados o patrocinados por CLF, entre otros;

5.10. Para verificar saldos con sus acreedores; y para proceder a la facturación y cobro de servicios contratados;

5.11. Para la determinación de obligaciones pendientes, consulta de información financiera e historia crediticia, y el reporte de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

5.12. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios;

5.13. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

5.14. Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de CLF para fines comerciales, administrativos y/o operativos;

5.16. Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables;

5.17. Para enviar información o mensajes sobre los nuevos productos y/o servicios, mostrar la publicidad o promoción del momento, banners, noticias sobre los servicios prestados y toda otra información que creamos conveniente;

5.18. Para compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de CLF, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos, entre otros. CLF velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos;

El Titular reconoce expresamente que la información comercial recolectada será utilizada para fines comerciales, lo cual incluye el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que CLF ofrece, lo cual podrá ejercerse a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos).

Las personas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CLF, tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento:

6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales CLF está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLF para el Tratamiento de sus Datos Personales;

6.3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que CLF o el Encargado le está dando a sus Datos Personales;

6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento establecido en la presente Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual con CLF.

6.6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ANDRÉS ARBOLEDA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política, así como la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

CLF actualmente maneja las siguientes Bases de Datos: (i) Clientes; (ii) Clientes potenciales; (iii) Trabajadores; (iv) Proveedores; (v) Socios.

CLF debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. La autorización deberá ser:

9.1. Previa: Significa que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de recolección de los Datos Personales;

9.2. Expresa: Significa que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que CLF realice el Tratamiento de sus Datos personales. Esta autorización podrá darse por medio de los diferentes mecanismos puestos a disposición por CLF, tales como:

9.2.1. Por medio de la aceptación de suscripciones disponibles en el Sitio Web de la empresa www.claflorida.com;

9.2.2. Por escrito, incluyendo cláusulas de autorización en los contratos que se suscriban, o diligenciando un formato de autorización dispuesto por CLF “Autorización Para el Tratamiento de Datos Personales COMERCIALIZADORA LA FLORIDA”;

9.2.3. De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia, de la cual deberá quedar registro;

9.2.4. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a Términos y Condiciones de uno o todos los servicios prestados por la empresa, dentro de los cuales se requiera la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En ningún caso CLF asimilará el silencio del Titular como conducta inequívoca para suponer la autorización del Tratamiento de Datos Personales. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la empresa, es necesario que prueba de la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

9.3. Informada: Significa que al momento de solicitar el consentimiento del Titular, debe informársele claramente lo siguiente:

9.3.1. Los Datos Personales que serán recolectados;

9.3.2. La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento;

9.3.3. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales;

9.3.4. Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales;

9.3.5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre Datos Sensibles o sobre Datos de niñas, niños y/o adolecentes.

De acuerdo con la Ley 1581 del 2012, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos; estados de salud, vida sexual, datos biométricos, como la huella dactilar, la firma o la foto. El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En caso de que CLF llegare a solicitar información sensible, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la empresa deberá:

10.1. Informar al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento;

10.2. Informar al Titular cuáles son los Datos que serán objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo;

Ninguna actividad de la empresa podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles.

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, CLF sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, CLF deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados y/o puestos en circulación por CLF, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

12.1. ¿En qué consiste el trámite?

El Titular o sus causahabientes podrán solicitar a CLF, a través de los medios indicados posteriormente, lo siguiente:

12.1.1. Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto del Tratamiento;

12.1.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales;

12.1.3. Información respecto del uso que se le ha dado por la empresa a sus Datos Personales;

12.2. Medios habilitados para la presentación de consultas y reclamos:

CLF ha dispuesto el siguiente medio para la recepción y atención de consultas y reclamos:

12.2.1. Comunicación dirigida a COMERCIALIZADORA LA FLORIDA LTDA, ubicada en la dirección: Carrera 65 No. 13 – 70, Bogotá;

12.2.2. Solicitud enviada al correo electrónico info@claflorida.com

12.3. Atención y respuesta por parte de CLF.

12.3.1. Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término;

12.3.2. Reclamos: el Titular o su causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos de CLF debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

12.3.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o a el Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieren hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la sustitución al interesado.

12.3.2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

12.3.2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CLF, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de CLF se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. CLF no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de CLF y sus Encargados.

CLF podrá revelar a sus compañías vinculadas, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente, CLF podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la empresa cuando:

14.1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de CLF;

14.2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información;

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre CLF y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

14.3. Dar Tratamiento, a nombre de CLF, a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan;

14.4. Salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales;

14.5. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y la Autorización se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de Datos Personales, a saber, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 del 2013 y Decreto 1727 de 2009.

CLF se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, previa comunicación electrónica dirigida a los Titulares de la información. Lo invitamos a consultar periódicamente nuestra página web www.claflorida.com  a través de la que se mantendrá a su disposición la última versión de esta Política.

La presente Política de Tratamiento de Datos entra en vigencia a partir del veintitrés (23) de junio de dos mil diecisiete (2017).